企會財溫習筆記：管理職能
各位企會財的精英們！有沒有想過，一間成功的企業是怎樣煉成的？單單擁有出色的產品並不足夠。關鍵在於出色的管理！把經理想像成一艘船的船長。他們雖然不是親自划船，但卻負責掌舵，確保船隻航向正確，協調船員合作無間，並時刻查看地圖，確保船隻抵達目的地。
在本章中，我們將會探討每位經理都會使用的重要工具：四大管理核心職能，以及一些幫助他們有效履行職責的關鍵原則。了解這些概念對於洞悉企業如何運作並取得成功至關重要。讓我們開始吧！
管理的重要性
那麼，管理為什麼如此重要呢？沒有它，企業將會一團混亂！想像一下一隊沒有教練的足球隊——球員們將不知道自己的位置、比賽策略，也不知道如何協同作戰。管理提供成功所需的指導和協調。
良好的管理能幫助企業：
- 達成目標：它提供清晰的藍圖，引導企業從現況（A點）邁向期望的目標（B點）。
- 有效運用資源：確保資金、人力和物料不會被浪費。
- 適應轉變：商界瞬息萬變。良好的經理能幫助公司應對新挑戰和把握新機遇。
- 維持秩序與穩定：創造一個有條理的環境，讓每個人都清楚自己的角色和職責。
四大管理核心職能：P-O-L-C
管理過程可分為四大主要職能。它們是一個持續不斷的循環——一個職能引導下一個，而最後一個職能又回饋到第一個。一個記住它們的好方法是記住縮寫P-O-L-C。
規劃 (Planning) → 組織 (Organising) → 領導 (Leading) → 控制 (Controlling) → (然後回到規劃！)
讓我們逐一剖析。
1. 規劃：成功的藍圖
規劃是所有管理活動的起點。它的核心是「先思而後行」。它涉及為組織設定目標，並決定實現這些目標的最佳方法。
為何規劃如此重要？
- 它為每個人提供清晰的方向感。
- 它幫助公司為未來做好準備，減少不確定性。
- 它設定了日後在控制職能中將會使用的標準。
規劃過程（簡化版）
- 設定目標：準確決定你希望達成什麼。
- 評估現況：了解你目前的狀況、資源、優勢和劣勢。
- 識別不同路徑：思考達成目標的各種方法。
- 選擇最佳路徑：選出最有效和最符合效益的方案。
- 實施方案：把計劃付諸實行！
規劃的重要工具：SMART 目標
要有效，目標不應像「讓我們做得更好。」般含糊。它們需要符合SMART原則！
- 具體（Specific）：清晰且明確。（我究竟想達成什麼？）
- 可量度（Measurable）：你可以追蹤進度，並知道何時達到目標。（我如何知道目標已達成？）
- 可實現（Attainable）：目標是切實可行且能夠實現的。（這個目標是否具挑戰性但並非不可能？）
- 相關（Relevant）：目標對業務有意義，並與其他目標保持一致。（這個目標對我們來說重要嗎？）
- 有時限（Time-bound）：目標有明確的截止日期。（何時會完成？）
例子：
不符合SMART原則的目標：「增加銷售額。」
一個SMART目標：「透過增聘一名社交媒體推廣員（可實現），在本財政季度結束前（有時限），將我們新款運動鞋的網上銷售額（具體）提升15%（可量度），以開拓年輕市場（相關）。」
規劃的重點
規劃是關於決定你想到哪裡去，以及如何到達。運用SMART目標能讓你的計劃更具影響力和成效。
2. 組織：構建架構
一旦你有了計劃，你就需要進行組織！組織是安排和建構資源（例如人員、工作和設備）以執行公司計劃的過程。
比喻：如果說規劃是決定要建造一棟房子，那麼組織就是繪製藍圖、僱用工人，並分配他們特定的工作，例如水電安裝等。
組織的關鍵概念
1. 組織架構（Organisational Structure）：這是正式的框架，顯示工作如何劃分、分組和協調。它界定誰向誰匯報。我們通常會在組織圖中看到這一點。
- 層級與權力架構：這指公司內部的階級制度。
- 高層經理（例如：行政總裁）負責制定全公司範圍的決策。
- 中層經理（例如：部門主管）負責管理其他經理。
- 基層經理（例如：督導員）負責管理執行實際工作的員工。
2. 部門化（Departmentalisation）：這是根據共同特徵將工作分組的過程。課程大綱重點介紹了三種主要方式：
- 按職能劃分：根據所執行的工作將職位分組。這種方式非常普遍。
例子：一家公司設有市場推廣部、財務部和人力資源部。 - 按產品劃分：根據特定產品線將職位分組。
例子：像三星這樣的科技公司設有手機部、電視部和家電部。 - 按地區（地域）劃分：根據地區或地理區域將職位分組。
例子：一家全球性銀行設有亞太區總部、歐洲總部和北美洲總部。
組織的重點
組織是關於建立秩序和架構。它確保每個人都清楚自己的角色，並擁有所需的資源，以有效率地朝著計劃目標努力。
3. 領導：激勵團隊
你可以擁有最完美的計劃和架構，但若沒有人，一切都將無法實現。領導涉及激勵、影響和引導人們朝著實現組織目標的方向努力。
這是管理的「人性化」一面。它關乎溝通、啟發和團隊合作。
領導風格
經理們有不同的方式領導他們的團隊。你需要了解的三種主要風格是：
- 專制式（Autocratic Style）
- 特點：領導者獨自做決定，不諮詢團隊。他們發號施令，並期望命令被遵從。把它想像成「不聽我的就走人。」
- 適用情況：需要迅速決策的情況，例如緊急情況，或與缺乏經驗的員工合作時。
- 民主式（Democratic Style）（或參與式）
- 特點：領導者讓員工參與決策過程。他們鼓勵討論和提供意見。把它想像成「讓我們一起努力。」
- 適用情況：有利於匯集不同意見的複雜情況，以及提升員工士氣和工作滿意度時。
- 放任式（Laissez-faire Style）（或自由放任式）
- 特點：領導者給予員工完全的自由，讓他們自行決策並以自己的方式完成工作。經理提供資源，但甚少干預。把它想像成「你是專家，你來處理。」
- 適用情況：與技術高超、積極主動且值得信賴的員工（例如：科學家、高級設計師）合作時。
你知道嗎？ 沒有單一「最佳」的領導風格。最有效的經理能夠靈活應變，並根據情況和所領導的人員調整其風格。
領導的重點
領導是關於引導和激勵你的團隊發揮最大潛能。適當的領導風格取決於任務、團隊和情況。
4. 控制：檢查進度
最後，我們如何知道我們的計劃是否奏效？這就是控制發揮作用的地方。控制是監察活動的過程，以確保它們按計劃完成，並糾正任何重大的偏差。
比喻：你設定目標在企會財模擬考試中獲得80分（規劃）。控制就是進行模擬考試，檢查你的分數，看看哪些課題表現不佳，然後溫習這些課題以作改進（糾正行動）。
控制過程（四步驟循環）
- 建立標準：設定明確的表現目標。這些標準直接來自規劃階段設定的目標。（例如：「每天生產100個蛋糕，次品率低於2%。」）
- 衡量實際表現：收集實際情況的數據。（例如：我們今天實際生產了95個蛋糕，次品率為4%。）
- 比較表現與標準：找出你計劃與實際發生之間的所有差異（偏差）。（例如：我們比目標少了5個蛋糕，次品率高出2%。）
- 採取糾正行動：如果表現未達標準，找出原因並解決問題。這可能意味著重新培訓員工、修理機器，甚至如果標準不切實際，則更改標準。
控制的重點
控制是關鍵的回饋循環，它與規劃緊密相連。它幫助經理們識別問題，並確保組織保持在實現目標的正確軌道上。
有效管理原則
這些是亨利·法約爾（Henri Fayol）提出的一些經典指引，它們能幫助經理順利運作事務。別擔心它們看起來有點正式——這些理念都非常實用！
需知的關鍵原則：
- 分工（Division of Work）：將一項複雜的工作分解成更小、更專業化的任務。這使員工能夠專精於其特定任務，從而提高效率和生產力。（想像一下生產線上，每個人只做一項特定工作。）
- 統一指揮（Unity of Command）：這原則指出，每位員工應只從一位上司那裡接受命令並向其負責。這能避免混亂和指令衝突。（想像一下，如果有兩位不同的老師給你相互衝突的功課截止日期——那將會是一團混亂！）
- 統一方向（Unity of Direction）：所有參與特定活動的個人和團隊，都應在單一計劃和單一經理的領導下，朝著相同的目標努力。這確保了協調一致的努力。（例如：整個市場推廣團隊應遵循一個市場推廣計劃，而非幾個不同的計劃。）
- 權責平衡（Balancing Authority and Responsibility）：
- 權力是發號施令及作出決策的權利。
- 職責是履行所分配任務的義務。
這原則指出，兩者必須平衡。負責某項任務的經理，必須同時獲得足夠的權力來完成該任務。
快速回顧
分工 = 專業化
統一指揮 = 一位上司
統一方向 = 一個計劃
權責 = 權力與職責相符
我們已經涵蓋了管理的核心職能和原則。記住P-O-L-C循環是推動企業前進的引擎。通過掌握規劃、組織、領導和控制，經理們能將目標變為現實。繼續努力，你們是最棒的！